Entregar um projeto com qualidade e sem atrasos requer mais do que certificações. Gerentes de projeto têm encontrado dificuldades para manter membros de equipes atualizados, destinar tarefas e saber status de certas entregas. Quando é levantado a necessidade de uma ferramenta de gestão, a confusão começa a dar seus primeiros passos com tantas opções no mercado. Com base nessas barreiras, decidimos escrever um guia completo sobre como usar o monday, uma das melhores ferramenta de gestão de projetos da atualidade que é utilizada por grandes e pequenas empresas do mundo todo.
Conteúdo
O que é gerenciamento de projetos?
Em primeiro lugar, gerenciamento de projetos é uma aplicação de um conjunto de habilidades que buscam como resultado guiar e entregar uma iniciativa que é composta por atividades e membros de equipe.
A gestão de projetos possui 5 ciclos de vida: Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e por fim, o encerramento.
Portanto, vamos conferir a importância de cada um:
Iniciação
Nessa fase faremos as definições dos objetivos, identificaremos os riscos, premissas, necessidades e se ele será viável ou não. Em outras palavras, será o alicerce de todo o projeto.
Planejamento
Nesta etapa reuniremos as informações que serão necessárias para o desenvolvimento do projeto, calcularemos os custos, quais setores específicos irão realizar as atividades, e faremos um cronograma destacando os prazos de trabalho. Toda a organização ficará a cargo do gerente de projetos.
Execução
Hora de colocar a mão na massa. O plano ficará disponível com todas as datas de entrega, tal qual o time é responsável por desenvolver todas as tarefas que compõe a ideia final.
Gestão de riscos é algo que precisa estar bem alinhado durante essa fase, pois qualquer alteração em calendário pode afetar seus custos e a viabilidade do projeto.
Monitoramento
Em paralelo a execução, ocorre o monitoramento, que consiste em analisar cada etapa do projeto visando a garantia do sucesso, evitando erros, planejando alternativas e realizando relatórios de desempenho
Encerramento
Nesta fase, times revisam todas as definições de pronto e se tudo estiver conforme as definições, o produto ou serviço final pode ser entregue ao cliente.
Também é considerado como boa prática revisar as lições aprendidas dentro do projeto. Dessa forma, os mesmos erros cometidos podem ser evitados em projetos futuros.
A importância de uma ferramenta de gestão
Hoje em dia é quase que impossível falar de um bom gerenciamento de projetos sem mencionar uma ferramenta de gestão, pois são elas que otimizam a eficiência, controlam processos, identifica imprevistos e ajudam na tomada de decisões, garantindo os melhores resultados para o time.
Uma boa ferramenta de gestão é essencial para o crescimento de uma empresa, pois facilita o tanto o trabalho administrativo quanto o estratégico.
Por justamente hoje em dia termos esse mercado competitivo, possuímos dezenas de ferramentas de gestão ao nosso alcance, em contrapartida surge muitas dúvidas na hora de nós optarmos por uma.
Seja como for, o conhecimento é tudo nessa vida. Se você aprender a como usar o monday, entender como funciona a gestão e a mecânica dos processos, acreditamos que a sua tomada de decisão será muito mais fácil.
O que é monday.com
É uma plataforma baseada em nuvem, que permite gerenciar equipes, projetos e até mesmo funciona como CRM (Customer Relationship Management). O Monday.com possui diversas automações e integrações com outros aplicativos de trabalho, podendo ser útil para pequenas e grandes empresas.
O monday.com utiliza o conceito de trabalho em tabelas, em outras palavras funciona como o excel e Google planilhas, mas o diferencial está em que a plataforma é muito mais prática, intuitiva e ágil para nós, os usuários.
Além dos usuários da conta do monday, é possível criar quadros compartilhados para pessoas de fora, isso é bem útil quando a empresa contrata freelancers e autônomos, ou seja, pessoas que vão realizar uma tarefa X e não terão envolvimento com outros projetos da empresa.
Como usar o monday.com
O Monday se resume em 4 componentes centrais: Área de trabalho, quadros, grupos, e elementos. Esses elementos podem ser gerenciados por administradores ou membros.
Área de trabalho
É dentro da área de trabalho que vamos ter o quadro, é como se fosse um departamento e dentro dele organizaremos as tarefas.
Quadro
Um quadro é geralmente chamado pelo nome do seu projeto. Dentro desse quadro você vai convidar os membros que fazem parte da equipe.
Grupo
É uma seção do quadro que representa os grupos de atividades que você tem dentro do seu projeto. Cada um dos grupo tem colunas que você pode rotular, como por exemplo: proprietário, afazeres, status e prioridade
Elementos
Dentro dos grupos temos os elementos, que basicamente são linhas, e dentro de cada elemento temos o que precisa ser feito.
Exemplo real
Vamos dizer que trabalhamos no setor da engenharia em uma determinada construtora, e a nossa missão é levantar alguns prédios. Cada um dos prédios terá seus cômodos e precisaremos alocar as atividades que será feito em cada um deles.
Vamos colocar esse exemplo dentro do Monday. Funcionará desta maneira:
Setor de engenharia = Área de trabalho
Prédios = Quadros
Cômodos = Grupos
Atividades = Elementos
Automatização de processos com o monday.com
Templates de automação são combinações pré-definidas de gatilhos e ações. Um gatilho é um evento que você escolhe que faz com que a automação aconteça. Uma ação é o que ocorre como resultado desse gatilho.
Exemplo: Quando alguém completa alguma tarefa que está em progresso, uma notificação pode ser enviada para os membros do time:
Quando a automação estiver ativada no seu quadro e algum membro concluiu alguma tarefa, você verá esta mensagem aparecer na parte superior do quadro ou na aba de notificações:
Planos e valores
Até o momento a monday.com possuí 5 planos: Individual, básico, padrão, profissional e corporativo. Vejamos as diferenças de cada um:
- Individual: Gratuito e comporta até 2 usuários
- Básico: Plano mensal de R$35,00 por usuário
- Padrão: Plano mensal de R$45,00 por usuário
- Profissional: Plano mensal de R$75,00 por usuário
- Corporativo: Será necessário entrar em contato com o monday para que um especialista entenda suas necessidades e te ajude na escolha dos recursos que ficarão disponíveis para sua empresa.
Para ver a lista completa dos recursos de cada plano, acesse a página de recursos.
Conclusão
É difícil falar de um bom gerenciamento sem ter uma plataforma que nos auxilie com a organização das tarefas, e o monday.com consegue suprir todas as necessidades, seja para um projeto grande ou pequeno.
Com todas as ferramentas e acessibilidade que temos na plataforma, é possível ganhar tempo, agilidade e autonomia.
Se você chegou até aqui conseguiu perceber que o monday.com é indispensável no gerenciamento da equipe e do projeto, e caso você ainda não saiba se vale a pena usar ou não, recomendamos que crie uma conta gratuita na plataforma e teste os recursos que a ferramenta oferece.
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Até logo!
Formado em Análise de sistemas e apaixonado por tecnologia, games, filmes e marketing digital. Diariamente buscando evoluir como ser humano.
“Um ser humano deve ser capaz de trocar uma fralda, planejar uma invasão, matar um porco, comandar um navio, projetar um edifício, escrever um soneto, fazer a contabilidade, construir uma parede, cuidar de um ferimento, consolar os que estão para morrer, receber ordens, dar ordens, cooperar, agir sozinho, resolver equações, analisar um novo problema, adubar a terra, programar um computador, cozinhar uma refeição saborosa, lutar eficientemente, morrer galantemente. Especialização é para insetos”. (Robert A. Heinlein)
