🤔 – Asana, como usar essa ferramenta de gestão?
Nós recebemos essa pergunta de vários queridos leitores e agora temos a seguinte resposta:
😎 – Aprenda com o nosso tutorial completo abaixo sobre como usar o Asana! Preparados? Então vamos lá!
Conteúdo
O que é Asana?
Asana é uma plataforma SaaS (software as a service) que ajuda você a gerenciar sua equipe em seus projetos. Você organiza facilmente o plano, prioriza tarefas, colabora com a equipe e acompanha o progresso.
A ferramenta torna o processo de gerenciamento fácil para gestores de projetos, possibilitando visualizar prioridades e cronogramas com apenas alguns cliques. Usuários podem acessar o Asana pelo computador, tablet ou celular.
Empresas que possuem uma quantidade grande de portfólios e projetos usam o Asana para manter todas as iniciativas organizadas por categorias ou grupos. A curva de aprendizagem do Asana é rápida. Usuários conseguem aprender a plataforma com certa agilidade aumentando a produtividade dos times envolvidos em projetos.
O Asana hoje é uma das maiores plataformas de gerenciamento de projetos no mercado.
Como usar o Asana?
O Asana serve como um aplicativo de gerenciamento de processos ou projetos, tornando a gestão de equipes mais fácil de ser executada. Dentro do aplicativo, usuários podem gerenciar, criar projetos, sessões e tarefas de forma organizada e simples.
Vamos entender com um exemplo na prática:
Crie um projeto
Os projetos servem para você criar as tarefas e marcos da iniciativa. Além das atividades e marcos, você poderá convidar membros da sua equipe para que eles possam estar sempre atualizados com o progresso atual do projeto. Os projetos podem ser vistos através de uma lista, quadro, cronograma ou calendário.
Para adicionar seu projeto, vá até o seu espaço de trabalho, clique no botão “+”, escolha projeto em branco:
Providencie um nome para o seu projeto e deixe a opção selecionada e clique em continuar:
Crie uma seção
Clique no dropdown ao lado de adicionar tarefa e selecione adicionar seção. Em nosso exemplo, vamos chamar a seção de “Seção 01”. Lembrando que a seção serve para organizar suas tarefas:
Adicione tarefas:
Deixe seu cursor do mouse na seção e clique no botão “+”. Providencie um nome para a sua tarefa:
Como podemos ver abaixo, criamos 04 tarefas abaixo da seção 01.
Organize colunas para gerenciar o projeto
As colunas servem para que você possa organizar seu projeto com informações pertinentes. Em nosso exemplo, vamos utilizar as colunas de responsável para sabermos quem fará a tarefa, data de conclusão, prioridade e status:
Integrações do Asana
Automação é tudo hoje em dia e o Asana sabe bem disso. Seus projetos podem ser automatizados e integrados com diversos aplicativos. Vamos listar alguns deles aqui:
- Microsoft Teams
- Slack
- Google Drive
- Gmail
- Zapier
- Microsoft Power Automate
- Tableau
- Power BI, etc.
A lista é longa, você pode checar todas as integrações da Asana aqui. As integrações geralmente são feitas com apenas alguns cliques, sendo fácil para configurar. Lembre-se que a produtividade é chave para um projeto com sucesso.
Se ainda na dúvida sobre as profissões gerenciais, leia o nosso sobre o que faz um gerente de projetos!
Benefícios do Asana
1. Fácil de usar
A interface de usuário da Asana resulta em uma experiência de usuário muito melhor. Ele foi cuidadosamente projetado e, como tal, é altamente intuitivo. Sua interface de usuário simples combinada com o design intuitivo permite que os usuários naveguem facilmente pela Asana. Um programa fácil de usar é melhor do que a ferramenta mais poderosa se for difícil de navegar.
2. Integração expansiva
O Asana se orgulha de estar bem integrada. Isso cobre quaisquer lacunas que o próprio programa tenha.
Como resultado, o Asana se integra a muitos outros aplicativos de gerenciamento de projetos, como Google Drive, Microsoft Teams e Slack. Isso significa que ele tem todas as bases cobertas, contanto que você o faça.
3. Foco na colaboração
Esta ferramenta de gerenciamento de projetos é fortemente focada na colaboração. Como ferramenta de colaboração, o Asana permite que os usuários convidem outras pessoas para seu espaço.
Também alerta os colaboradores quando são feitas alterações nas tarefas do programa. O aplicativo também exibe tarefas pessoais para outros membros da equipe e permite comentários sobre as tarefas. Portanto, o Asana é onde os recursos de gerenciamento de tarefas e colaboração se encontram.
4. Gerenciamento de tarefas
O gerenciamento de tarefas no Asana é organizado e eficiente. A visão geral que ele permite que os usuários tenham em todas as tarefas é extensa.
Ele permite que os usuários priorizem tarefas com facilidade. Com tarefas atribuídas e informações em tempo real, o gerenciamento de tarefas no Asana é inigualável para a maioria.
Desvantagem do Asana
1. Sem recursos de rastreamento de tempo
Embora esta seja uma ferramenta de gerenciamento de projetos focada no gerenciamento de tarefas, ela não possui nenhuma maneira de rastrear o tempo.
Os recursos de rastreamento de tempo são comuns entre a maioria das opções de software de gerenciamento de projetos. A falta dessa possibilidade é sem dúvidas, sua maior fraqueza.
2. Muitos recursos
As opções são sempre ótimas, exceto quando não são. A Asana tem muitos recursos associados a tarefas.
Por causa disso, pode fazer com que tarefas simples pareçam um pouco esmagadoras. Às vezes, menos é mais. O mesmo pode ser dito das ferramentas de gerenciamento de projetos.
3. As atribuições são limitadas
Surpreendentemente, os recursos de atribuição de tarefas da Asana são medíocres. Apenas um usuário pode ser atribuído a uma tarefa em um determinado momento.
Para uma ferramenta de colaboração em equipe, essa é uma armadilha poderosa. Várias pessoas podem precisar trabalhar na mesma tarefa, mas usar a Asana forçará você a criar várias tarefas.
Isso também pode levar a confusão sobre a quantidade de trabalho restante em um projeto.
Conclusão
Asana é uma excelente plataforma de gerenciamento de projetos. Sua UI é muito bem desenvolvida, tornando numa boa experiência de usuário. O preço do Asana também é competitivo quando comparamos com outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
Então, se você está em busca de uma ferramenta de gestão de equipes, o Asana pode ser uma escolha certa. Lembre-se que quando falamos de relatórios, o Asana não é tão forte assim.
Dessa forma, caso você precise desenvolver muitas métricas, gráficos ou coisas do tipo, outras ferramentas (Monday ou Trello) podem oferecer mais facilidade durante esse processo.
As vantagens e desvantagens descritas acima foram desenvolvidas de acordo com a utilização de usuários avançados e profissionais de gerenciamento de projetos.
Espero que vocês tenham gostado do conteúdo, até a próxima!
Engenheiro apaixonado por gerenciamento de projetos e marketing. Criador do portal Go Prático, Paulo busca compartilhar conhecimento de uma maneira organizada, clara, eficaz e direta ao ponto.
