Errar é normal durante qualquer fase de um projeto, mas precisamos analisar como evitar os mesmos deslizes novamente. Lições aprendidas é assunto necessário para qualquer profissional conhecer. Aprender como elas funcionam, como registrar e o mais importante, entender para que elas servem na sua essência.
Conteúdo
O que são lições aprendidas em projetos?
Lições aprendidas é o conhecimento adquirido no processo de condução de um projeto. Retrospectiva é o nome da reunião que compartilha essas lições. A ideia é repetir os aspectos que trouxeram sucesso ao projeto e não repetir os mesmos erros durante outras iniciativas.
A 7ª edição do PMBOK® Guide enfatiza que lições aprendidas servem para otimizar o processo para as necessidades do projeto. Durante as retrospectivas, os times compartilham os cenários onde houve problemas, encontram soluções e registram numa documentação.
É importante ressaltarmos que muitas empresas podem adotar diferentes métodos para compartilhar e registrar lições aprendidas. Entretanto, existe um processo padrão que você pode utilizar para capturá-las.
É tudo sobre implementar um conceito de cultura. Após o time estar devidamente treinado, os projetos vão ter um nível de qualidade superior.
Muitos softwares de gestão de projetos ajudam no processo de organização dessas documentações, então sempre considere estudar sobre essas opções também. 🧐
Como funciona o processo de lições aprendidas
O processo de lições aprendidas é utilizado para que o time siga um padrão de utilização do conhecimento adquirido. Esse processo é seguido de 05 passos.
Identificar
Identificar situações que impactaram entregas. Elas podem ser um valioso ativo de conhecimento para projetos futuros.
Documentar
Observe as lições detalhadas aprendidas durante as discussões em um relatório ao qual todos os participantes podem responder. Distribua este relatório para toda a equipe do projeto e guarde-o para referência futura.
Analisar
Analisar e organizar as lições aprendidas para que possam ser aplicadas e compartilhadas com outras equipes. Elas podem melhorar a gestão do projeto ou ser usadas em sessões de treinamento.
Registrar
Reter os relatórios de lições aprendidas em uma unidade compartilhada ou em uma solução em nuvem. Isso os torna disponíveis para todas as equipes de projeto.
Revisar
Ao armazenar os relatórios de lições aprendidas, configure um recurso de pesquisa de palavras-chave para torná-los facilmente recuperáveis a qualquer momento durante e após o projeto.
Como registrar lições aprendidas
Desenvolva um formulário padrão para que seja utilizado durante as reuniões de retrospectivas. Cada membro deve ser responsável por identificar e documentar seus próprios ensinamentos para que possa mais tarde ser compartilhado com outros membros do time.
Mantenha essa cultura durante toda o ciclo de vida do projeto, principalmente com os mais longos e complexos, assim você evitará que as pessoas esqueçam as lições aprendidas ao longo do caminho.
Lembre-se que o formulário deve ser simplificado ao ponto que seja rápido para preencher, de fácil acesso e direto ao ponto. Ainda na dúvida de como fazer esse formulário de lições aprendidas? Agora, não mais…
Exemplos de lições aprendidas
Lembre-se que todos os templates podem ser facilmente realizados no Excel ou Word. A ideia é que você consiga ter uma visão de como esses modelos podem funcionar. Fique à vontade para sempre adaptar para você ou seu time.
Modelo simples mas eficaz
Neste modelo contamos com as seguintes colunas:
- Categoria
- Problema
- Impacto
- Recomendação
O exemplo abaixo mostra o modelo sendo preenchido com uma simples demonstração.
Modelo mais detalhado
Um pouco diferente do primeiro exemplo, mas com algumas colunas adicionais:
- Fase do projeto
- Área de conhecimento
- Problema
- Impacto
- Lição Aprendida
Da mesma maneira, segue o exemplo ilustrado abaixo:
Conclusão
Sim, lições aprendidas são necessárias para que qualquer time consiga evoluir. Trata-se de uma questão cultural que deve ser trabalhada pelos líderes e depois pelos demais colaboradores. Compartilhar conhecimento é uma das chaves durante o processo. Se o time entender que lições aprendidas são mais que apenas documentar ocasiões, qualquer projeto será uma grande fonte de aprendizado e evolução.
Engenheiro apaixonado por gerenciamento de projetos e marketing. Criador do portal Go Prático, Paulo busca compartilhar conhecimento de uma maneira organizada, clara, eficaz e direta ao ponto.
