Como ser produtivo no trabalho: dicas de gestão e qualidade

Fazer mais com menos tempo é um jargão que está enraizado em diversas empresas. Buscar como ser produtivo no trabalho é um exercício que muitos profissionais praticam pois quanto mais resultados, mais chances de crescimento na carreira podem surgir. Neste conteúdo, preparamos dicas essenciais para pessoas que estão buscando mais produtividade na rotina diária de trabalho. Preparados?

Priorize tarefas no começo do dia

Nada como começar o dia com o pé direito. Ao iniciar a sua rotina, analise as tarefas que possuem alta prioridade e aquelas que precisam ser entregues no final do dia. Focar nas atividades necessárias faz total diferença em dias que as horas podem passar em piscar de olhos. 

Pode parecer uma dica simples, mas acredite, muitos não revisam as prioridades assim que começam a jornada de trabalho.

Portanto, mantenha suas ferramentas de gestão de projetos sempre atualizadas. Ao saber quais tarefas precisam ser entregues num determinado momento, você terá mais chances de entregar um resultado no dia esperado, sendo mais produtivo com alto nível de qualidade.

Estime esforço em horas para atividades

Certo, sabemos quais tarefas precisamos focar. Entretanto, quantas horas vou ter que gastar em cada uma dessas atividades? Uma pergunta valiosa. Estimular esforços para atividades é um exercício oriundo do Daily Scrum e também uma característica de um profissional data driven. 

Este exercício tem como finalidade estimar quantas horas você precisa para terminar uma determinada tarefa proporcionando um planejamento mais concreto e tangível.

Quando você realiza uma análise de tempo definindo um número de horas que você deve gastar numa tarefa, seu dia fica mais organizado. Você saberá que até tal momento, aquela atividade precisa estar pronta e após isso, que venha o próximo afazer. 

A escolha da análise do seu esforço pode variar, podendo ser uma estimativa de esforço diária, semanal ou mensal. Então, você tem a liberdade para decidir o melhor formato que você acha que vai trazer mais produtividade no trabalho.

Termine um dever antes de ir para a próximo

Com prioridades e estimativas de tempo definidas, agora é o foco que precisa ser trabalhado. Portanto, termine um afazer antes de ir para o seguinte desafio. Sabemos que nos dias de hoje é difícil apenas focar em uma tarefa sendo que pode chegar um “faz um favor pra mim” ou “preciso de você nessa reunião” a qualquer momento.

A vida é assim mesmo. Mas, não perca o foco da tarefa.

Busque realizar o que for necessário dentro dos limites para que uma atividade seja finalizada atendendo todos os requisitos necessários. Dessa forma, seu trabalho vai ser reconhecido por entregas pontuais e não pela metade.

Ter esse reconhecimento no mundo profissional é um dos principais fatores para que mais oportunidades de crescimento possam surgir. 

Reserve horários no seu calendário

Crie eventos dentro do seu calendário para que as pessoas saibam que em determinados horários, você não poderá participar de reuniões. Esse exercício fará com que você consiga ter momentos exclusivos para focar diretamente em suas tarefas.

Gerenciamento de tempo é tudo hoje em dia, saber onde focá-lo é a chave principal para que você consiga atingir suas metas e objetivos. Não se esqueça de compartilhar seu calendário com outros membros do time, viu?!

Utilize infográficos em suas apresentações

Quando estamos apresentando algo, gastamos muito tempo explicando tópicos que poderiam ser facilmente traduzidos em infográficos. Afinal, uma imagem fala por mil palavras. 

A utilização dessas formas faz com que você seja mais preciso com a sua mensagem, trazendo mais engajamento para a sua audiência e facilidade para digerir o conteúdo, já que os infográficos simplificam conteúdos que se fossem explicados apenas com palavras, levariam horas.

Criar infográficos como esse abaixo pode ser um dos grandes passos responsáveis por aumentar a sua produtividade no trabalho:

Automatize suas atividades

O conceito Lean enfatiza a importância do trabalho realizado apenas em tarefas que agregam valor no serviço ou produto final. Em outras palavras, seria basicamente otimizar seu trabalho e remover tarefas que não agregam valor dentro de um processo. 

Otimizar ações rotineiras que consomem horas da sua rotina fará toda a diferença. Pode ser uma macro no excel, um e-mail automático enviado aos clientes ou uma notificação programada que uma tarefa foi realizada.

Qualquer tipo de automação dentro da sua rotina que diminui o tempo gasto numa tarefa fará com que você seja mais produtivo no trabalho.

Conhece o Asana? Ela é uma excelente ferramenta para gerenciar atividades.

Aprenda com seus erros

Lições aprendidas é um pilar extremamente importante da gestão de atividades. Ser mais produtivo no trabalho envolve não cometer erros praticados no passado. Comece a anotar suas lições aprendidas, junto com o que deve ser feito para que o problema não ocorra novamente. 

Quando um novo projeto for iniciado, realize essa análise no seu documento para evitar os mesmos deslizes ocorridos anteriormente.

Uma outra dica é sempre compartilhar conhecimento também. Não mantenha apenas com você essas lições. Sempre que puder, passe a informação. Conhecimento nunca é demais e quanto menos erros, mais produtividade.

Tenha pausas durante sua rotina

Pausas são essenciais para que você possa colocar a cabeça no lugar. Pensar sobre possíveis soluções, mandar uma mensagem para o mozão ou apenas respirar ar puro. A mente precisa de descanso para que quando ela precisar funcionar a todo vapor, ela tenha energia. 

Você pode utilizar o método pomodoro e ajustar a sua rotina. Dessa forma, você terá essas pausas definidas durante a sua jornada no trabalho.

Outro ponto importante é recarregar as energias durante o final de semana. O bem estar pessoal influencia o seu ambiente organizacional. Procure relaxar e recarregar todas as energias para que a sua semana do trabalho seja mais produtiva.

Aprenda novas tecnologias

E por fim, não podíamos deixar de mencionar essa. Aprender novas tecnologias pode levar sua produtividade a níveis extremos. Conhecer novos aplicativos ou aprender a programar são exercícios de produtividade que farão total diferença para os profissionais. Especialmente agora com o aumento exponencial do trabalho remoto.

Quando você aprende novas técnicas, você consegue agregar muito valor a qualquer tipo de empresa.

O mundo gira e as tecnologias mudam a todo momento, então busque sempre estar atualizado com as tendências para que a sua produtividade seja como a do avião, sempre decolando!

Paulo Mariano

Engenheiro apaixonado por gerenciamento de projetos e marketing. Criador do portal Go Prático, Paulo busca compartilhar conhecimento de uma maneira organizada, clara, eficaz e direta ao ponto.