Quando o assunto é gerenciar projetos podemos lembrar de várias ferramentas. O quadro kanban certamente será um dos primeiros nessa lista. Seus projetos podem ser mais ágeis e produtivos com a utilização desse método que foi criado originalmente no Japão.
Além do tutorial acima, vamos entender todos os detalhes sobre essa incrível ferramenta no mundo de gestão de projetos.
Conteúdo
O que é quadro kanban
Quadro Kanban é um método popular de gerenciamento de fluxo de trabalho para definir, gerenciar equipes e aumentar o nível de qualidade das entregas. Ele ajuda você a visualizar o trabalho, maximizar a eficiência e melhorar continuamente. O trabalho é representado através de um quadro com colunas de fases de processos ou status de tarefas como por exemplo “backlog”, “em progresso”, “testes” ou “completo”.
O termo kanban é uma palavra japonesa, quando traduzida o significado pode ser quadro visual ou cartão. Em 1950, o quadro kanban já era utilizado pelos colaboradores da Toyota. Geralmente, quando ouvimos falar sobre manufatura enxuta ou agilidade, é quase certeza que um quadro kanban estará envolvido.
Qualquer área pode utilizar um quadro kanban. Não há limites em relação ao uso desse método pois a estrutura dessa ferramenta pode ser facilmente adaptada. Dessa forma, equipes conseguem organizar tarefas da melhor forma possível de acordo com as diretrizes da empresa.
Embora não seja obrigatório, profissionais podem buscar uma certificação kanban. Quando você domina o kanban e seus conceitos, você consegue estruturar modelos que se encaixam em processos internos, tornando o modelo de gestão compreensível até para pessoas que não possuem experiência com gestão.
Ao passo que você vai utilizando quadros kanban, a sua criatividade só vai aumentar e novos conceitos vão surgir. Dito isso, vamos analisar alguns dos principais conceitos do kanban.
Princípios do quadro kanban
Antes de começarmos a listar os princípios do quadro kanban, vamos entender primeiramente que eles fazem parte de duas áreas: gerenciamento de mudanças e prestação de serviços.
Faça o que você sabe
Através dos quadros kanban, tarefas ficam organizadas ao ponto de você saber que tal determinada coisa precisa ser feito sem muito esforço. Tudo vai depender da estrutura utilizada, mas informações como prioridade, datas de entrega ou responsáveis são detalhes que na esmagadora maioria das vezes estarão disponíveis para você.
O fluxo manda. Então, tudo o que entrar de atividade estará de forma clara no quadro kanban para que você possa iniciar o trabalho.
Busque mudanças incrementais e evolutivas
Trabalhar através de incrementos é um conceito oriundo da agilidade. Entretanto, o ponto aqui é sobre facilitar o trabalho. Se você tiver um entregável muito grande e complexo, busque quebrá-lo em grupos de tarefas que juntas formam o resultado esperado.
Quando o trabalho é facilmente interpretado, as equipes conseguem aumentar a velocidade de entrega e consequentemente, os membros do time conseguem evoluir em termos de conhecimento.
Incentive atos de liderança
Incentive os membros da equipe a trabalharem juntos para melhorar processos. Kaizens são importantes em qualquer área ou processo. Membros de equipes não precisam esperar uma ordem chegar para planejar um projeto de melhoria.
Quando o nível de qualidade de trabalho aumenta, a produtividade também segue o mesmo comportamento.
Foque no cliente
Entender a real necessidade do cliente é essencial para que quadros kanban tenham sucesso. Lembre-se que o kanban é uma ferramenta. Saber como escrever as as histórias do usuário ou detalhar pontos mandatórios é mais do que essencial, é mandatório.
Além das histórias, gerentes ou donos de produtos precisam saber as prioridades dos clientes para que todos os entregáveis possam ser entregues de acordo com a necessidade do cliente.
Gerencie o trabalho
Uma equipe auto-organizada. O quadro kanban tem como essência não microgerenciar pessoas. Quanto mais qualificada for a equipe, mais fluidez o quadro kanban terá. Incentive e providencie treinamento sempre que puder aos membros da equipe. Mais conhecimento nunca é demais.
Mantenha a comunicação
O cliente tem a palavra final. Sabendo disso, mudanças podem acontecer a qualquer instante e o time precisa estar preparado.
Mantenha a comunicação em dia com o cliente que está pagando pelo serviço e seu time. Status, informações ou detalhes sendo compartilhados sempre ajudam para que o progresso seja saudável.
Várias técnicas de comunicação como reuniões virtuais, daily scrum ou cerimônias de framework ágeis proporcionam um ambiente saudável para que o cliente sempre possa ter o que ele deseja com qualidade extrema.
Como montar um quadro kanban online
Para montar um quadro kanban você precisa definir partes importantes do processo ou status de tarefas como backlog, em progresso ou completo. Alguns profissionais preferem o uso de um quadro kanban físico ou uma versão online. Neste exemplo, vamos ensinar o modelo online através do monday.
1 – Após criar a sua conta no Monday, vá em adicionar e clique em criar quadro.
2 – Após criar o seu quadro, providencie um nome e adicione as tarefas que fazem parte do seu projeto. No exemplo abaixo, adicionamos 10 tarefas.
3 – Na coluna status, você deve colocar as fases dos processos ou os próprios status que você deseja utilizar. Neste caso, vamos utilizar não iniciado, em progresso, parado e feito. Note que essa coluna será essencial para construir seu quadro kanban.
4 – Para criar o seu kanban, clique no botão “+” e depois vá em “kanban”.
5 – Pronto! Seu kanban foi criado com sucesso de acordo com a coluna status. Agora é só colocar as pessoas que vão realizar as tarefas na coluna “responsável” e começar o trabalho.
Você também pode clicar, arrastar e soltar as tarefas dentro das colunas. Outro benefício importante dessa maneira online.
Agora que você já sabe como montar um quadro kanban online, vamos analisar alguns exemplos de quadros kanban.
Exemplos de quadro kanban
O quadro kanban é flexível. Lembre-se que por mais que existam padrões que são muito utilizados no mercado, você sempre pode adaptar para ter mais sucesso no seu projeto. Aqui vamos listar alguns dos mais vistos dentro das empresas.
Quadro kanban geral
Um modelo geral é simples mas eficaz. Utilizado por diversas pessoas que gerenciam projetos ou processos, o quadro kanban geral é rápido para montar e muito fácil para interpretações.
Qualquer um que não souber sobre o kanban, com uma rápida explicação o membro do time entenderá a mecânica em poucos minutos.
Quando falamos sobre custos, o quadro kanban pode sair mais barato caso a preferência seja por um modelo físico. Você decide qual é o melhor para a sua equipe.
Quadro kanban para área de TI
Esse modelo de quadro kanban possui mais colunas. Eventualmente, você pode encontrar quadros com colunas diferentes, mas será algo de fácil assimilação. Essa é a mágica do quadro kanban.
Ser flexível e poder ajudar times a estarem sempre organizados com suas tarefas.
Quadros similares são utilizados de forma online pois a flexibilidade se torna ainda maior nesses casos.
Benefícios do quadro kanban
São inúmeros os benefícios que o quadro kanban pode trazer. Quanto mais criatividade os gerentes ou equipes possuírem, melhores serão os quadros kanban. Agora, vamos listar os principais pontos:
- Rápida visualização do cenário do projeto
- Flexibilidade para organizar tarefas
- Melhor controle dos processos internos
- Minimização dos riscos
- Maior satisfação dos clientes
Alimentar a mentalidade lean é sempre importante para melhorias internas, inclusive em seu quadro kanban. Além da mentalidade lean, manter os documentos de gerenciamento de projetos atualizados é essencial para continuar com seus processos alinhados de acordo com as diretrizes internas da empresa.
Conclusão
O quadro kanban é sem dúvidas uma das melhores ferramentas para gerenciamento de tarefas. O formato físico ou online atenderá bem as expectativas desde que os status ou partes do processos estejam bem alinhadas internamente.
Como dissemos diversas vezes aqui, a flexibilidade que o kanban oferece é algo fenomenal. A facilidade para organizar as tarefas torna os times mais produtivos e para aqueles que gerenciam, o cenário das tarefas ficam muito claras.
Portanto, estude qual seria o melhor cenário para o seu time. Busque treinamentos também para sempre estar atualizado com as melhores práticas do mercado.
Nós estamos aqui para ajudar com consultorias caso precisem. Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado vocês, até a próxima!
Engenheiro apaixonado por gerenciamento de projetos e marketing. Criador do portal Go Prático, Paulo busca compartilhar conhecimento de uma maneira organizada, clara, eficaz e direta ao ponto.
