Documentações são necessárias para que um projeto seja executado da forma que ele precisa ser realmente feito. Um desses documentos é o termo de abertura de projeto. A criação de um projeto passa por diversos tipos de validações que envolvem stakeholders, cenários do mundo do atual e lógico, dinheiro. Chegou a hora de saber como funciona o TAP ou project charter como muitos dizem nas instituições pelo mundo afora. 👇
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O que é termo de abertura de projeto
O termo de abertura de projeto é o documento emitido pelo responsável pela iniciação ou patrocinador do projeto que autoriza formalmente a existência e fornece ao gerente a autoridade para liderar as atividades que serão executadas durante a fase de desenvolvimento.
Ou seja, antes de começar a realmente a execução, existe um processo de validação e planejamento do que pode ser considerado dentro do escopo, riscos, requisitos para aprovação e muitas outras variáveis.
Nem todos os projetos possuem o termo de abertura do projeto. Depende muito do tipo de iniciativa que está prestes a ser trabalhada, mas não tenha dúvidas que para um projeto que envolve muitas partes envolvidas, tempo, segurança e dinheiro, o termo é mais do que necessário. Ele é mandatório.
Qual a função do termo de abertura de projeto
A principal função do termo de abertura é permitir que tudo o que precisa estar envolvido no projeto esteja mapeado e validado antes da execução. Dessa forma, gerentes de projetos podem seguir com o planejamento da iniciativa sabendo quais são as premissas necessárias que devem ser consideradas durante o desenvolvimento para atingir o sucesso do projeto.
Alguns pontos que são levantados no termo de abertura:
- Finalidade do projeto
- Resumo do cronograma de marcos
- Recursos financeiros pré-aprovados
- Critérios de término do projeto
- Lista das partes interessadas chave
- Requisitos para aprovação do projeto
- Nome e autoridade do patrocinador
Resumidamente, o termo de abertura garante um entendimento comum entre partes interessadas das entregas, marcos e responsabilidades de todas as partes envolvidas no projeto.
Tenha em mente que o gestor(a) vai ter que recorrer ao uso do termo de projeto em certas fases ou atividades específicas. Portanto, critérios de validação precisam estar explícitos neste documento.
Como elaborar um termo de abertura de projeto
Para desenvolver um termo de abertura você precisa de outros documentos de projetos ou dados que serão pilares da estrutura para que as informações sejam organizadas do modo correto. Vamos representar o desenvolvimento em três partes.
Primeiro você precisará ter em mãos os documentos ou informações que chamamos de entrada, depois teremos as ferramentas e técnicas que você pode utilizar para elaborar seu termo e por último, entender quais são os elementos de um termo de abertura.
Entradas
- Documentos de negócio (Business Case)
- Acordos
- Fatores ambientais da empresa
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
- Brainstorm
- Coleta de dados
- Habilidades interpessoais e de equipe
- Reuniões
Elementos de um termo de abertura de projeto
Todo projeto é diferente. Para cada iniciativa, novas considerações precisam ser levantadas. É muito comum você ver diferentes tipos de termos de abertura quando o assunto é design, mas a estrutura das informações segue um contexto conhecido.
Elementos de um termo de abertura:
- Título do projeto
- Equipe do projeto
- Descrição do projeto
- Escopo do projeto
- Objetivos
- Entregáveis
- Investimento
- Premissas
- Restrições
- Riscos
- Dependências externas
- Estratégia de comunicação
- Stakeholders
Lembre-se de considerar os pontos cruciais para que o projeto seja aprovado. Portanto, faça uma lista de itens adicionais que você acha importante esclarecer. Dessa forma, você conseguirá facilitar a vida de quem está aprovando informações no seu termo de abertura.
Dicas para elaboração do termo de abertura de projeto
Design é tudo. Muitas das vezes temos informações que precisam ser validadas e estruturadas de forma clara e objetiva. Geralmente, os termos de abertura de projeto são formatados em apresentações de PowerPoint ou através de PDFs.
Você pode seguir a receita de bolo, sem dúvidas. Mas quanto melhor estruturado for seus elementos, mais fácil será para apresentá-lo. Sem falar sobre as consultas porque o termo de abertura é um documento que serve como base em inúmeros processos e fases do projeto, tornando-se um artefato de extrema importância para o PM.
Portanto, vamos ao que realmente importa. As dicas são:
- Utilize cores para enfatizar o que é crítico
- Monte um template que é fácil editar
- Adicione gráficos e timelines de rápida interpretação
- Deixe o arquivo disponível para o time
Exemplos de termo de abertura de projeto
Conclusão
O termo de abertura é um documento essencial para grandes projetos. Como mencionado acima, não é apenas nos primeiros dias de vida que esse documento será usado. Em diversas fases do projeto, ele será consultado para que decisões possam ser tomadas.
Decidir se o termo de abertura será um documento obrigatório será um critério seu, mas saiba que a boa prática é desenvolvê-lo para possíveis alterações e aprovações. Portanto, lembre-se que o termo de abertura de projeto será um dos pilares do seu projeto. Capriche e conquiste o seu desafio da melhor forma possível. Um grande abraço!
Engenheiro apaixonado por gerenciamento de projetos e marketing. Criador do portal Go Prático, Paulo busca compartilhar conhecimento de uma maneira organizada, clara, eficaz e direta ao ponto.
